Dans ma fonction d'assistant de direction, je travaille en étroite collaboration avec nos deux directeurs Simone Paulitschek et Dr. Patrick Paulitschek. J'ai une fonction classique d’état-major et exécute des tâches pour le compte des directeurs, m’occupe par exemple de l’optimisation des processus dans l’entreprise ou d’introduire des nouveautés. J’essaie ainsi de rendre nos processus internes aussi efficients et efficaces que possible. Ma seconde fonction est celle d’administrateur systèmes IT. Dans ce rôle, je suis responsable de l’ensemble de l’équipement matériel et logiciel de notre entreprise. Il m’importe beaucoup que nos systèmes informatiques soient toujours à la pointe de la technologie, afin que toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs bénéficient d’un poste de travail aussi bien équipé que possible. Je suis toujours à la recherche de nouveautés techniques pour doter notre entreprise du meilleur standard possible à l’avenir.

Avec plaisir. Début 2019 par exemple, j’ai travaillé à l’optimisation du processus d’intégration de nouveaux produits dans notre boutique en ligne. Cela comporte plus d’aspects que ce que l’on imagine à première vue. Comme presque tous nos produits font partie de notre propre marque, nous créons nous-mêmes tous les textes et images. Il faut donc collecter les données techniques auprès de nos fabricants et spécialistes internes, rédiger un texte informatif pour le client, prendre des photos attrayantes, créer des tableaux techniques structurés puis tout intégrer dans le système PIM. Le point de départ de ce type de projet d’amélioration est toujours un échange intensif avec les équipes impliquées dans le processus. Nous analysons ensemble la situation existante et essayons de déterminer ce qui ne fonctionne pas de façon optimale actuellement et quelles étapes du processus consomment inutilement du temps. À partir de cette analyse, nous élaborons une procédure cible, contenant seulement les étapes vraiment nécessaires et aussi peu d’interfaces que possible entre personnes et équipes différentes. Ensuite, il s’agit de mettre ces changements en application. Dans ce cas concret, nous avons pu drastiquement réduire le temps de passage d’un nouveau produit de son arrivée en stock à sa mise en ligne dans la boutique : au lieu de plusieurs semaines ou même mois auparavant, il ne faut maintenant plus que quelques jours. Cela nous a permis de lancer en 2019 plus de 500 nouveaux produits pour nos clients – davantage que jamais auparavant en une seule année. Les prochains processus que j’analyserai de près sont la gestion des commandes de pièces détachées et la gestion des retours. Suite à notre croissance constante, le besoin d’améliorer ou d’adapter les processus à l’augmentation des volumes de travail se manifeste régulièrement quelque part.

Au début de mon activité chez paulimot en 2015, je n’étais employé qu’à temps partiel dans l’entreprise. Pendant cette période, je m’occupais exclusivement de toutes les questions informatiques qui se présentaient. En raison de la croissance dynamique de l’entreprise et du nombre d’employés en constante augmentation, la charge de travail dans l’informatique est devenue de plus en plus importante, si bien qu’en 2018 j’ai pu rejoindre paulimot à temps plein. Ce passage s’est accompagné de la prise de responsabilités pour les processus et projets ainsi que la fonction d’assistant de direction, en plus des tâches de l’administration systèmes IT.

Tous les aspects de mon travail me plaisent et, grâce à la diversité des tâches, chaque journée est différente. Chaque jour apporte de nouveaux défis auxquels je dois faire face et auxquels je m’adapte individuellement. Les collègues viennent souvent me voir avec des demandes variées, allant de problèmes informatiques à des questions concernant les processus organisationnels. Certains problèmes sont rapidement réglés, pour d’autres il faut un peu plus de temps. Mais c’est justement ce qui me plaît : j’aime affronter ces défis en constante évolution et, si nécessaire, rechercher aussi une solution stratégique qui tienne sur le long terme. Cela vaut tant pour les sujets informatiques que pour l’optimisation des interfaces et des processus. Si je peux ainsi apporter à mes collègues un déroulement quotidien sans heurts et, de façon générale, contribuer au développement et à la croissance de l’entreprise, cela me motive et m’encourage pour les prochaines missions.

Je trouve l’atmosphère dans l’entreprise, toutes équipes confondues, exceptionnellement humaine. Chacun est considéré comme membre à part entière de la communauté d’entreprise. La personnalité de chaque individu compte, et non l’exécution mécanique de tâches imposées. L’initiative personnelle est encouragée et tous les collaborateurs sont invités à participer activement et à présenter leurs idées. On ne se sent pas comme un numéro dans l’entreprise, mais comme une personne à qui un véritable intérêt est accordé, tant par les collègues que les supérieurs.

Paulimot va bientôt débuter une importante opération de nouvelle construction. Es-tu toi aussi impliqué dans ce projet et quelle est ton opinion sur cet agrandissement de l’entreprise ?

Je suis très impliqué dans le projet et vis de près tous les développements et progrès. Bien sûr, je me réjouis de cette évolution continue. Déjà, par rapport à la situation de 2015, lorsque j’ai débuté chez paulimot, il y a eu beaucoup de changements et l’entreprise a connu une forte croissance. L’idée d’avenir est toujours présente et joue un rôle central dans tous nos plans. Nous voulons en effet toujours nous améliorer davantage et continuer à proposer à nos clients des produits innovants ainsi qu’un service d’excellence.