Portrait d'une jeune femme aux cheveux blonds tombant sur les épaules et aux yeux bleus, souriante. Elle porte un haut noir et de petites boucles d'oreilles. L'arrière-plan est gris clair.

Intitulé du poste: Responsable d'équipe finances, administration, traitement des commandes & support client

Dans l'équipe depuis: janvier 2017

Loisirs: promenade, vélo, voyages

Marque de fabrique chez paulimot: Du jus de citron fraîchement pressé dans l'eau pour un bon système immunitaire

Nina

Nina, depuis quand es-tu dans l'entreprise et quel est l'intitulé de ton poste ?

Je travaille chez paulimot depuis le 1er janvier 2017 en tant que chef d'équipe pour les finances et l'administration. Mon équipe est divisée en deux groupes : Tandis qu'une partie de l'équipe est responsable du traitement des commandes, du support client et de la gestion administrative des achats, l'autre partie s'occupe de la comptabilité, de l'organisation du bureau et de nos services de facturation pour un groupement d'achat.

Combien de personnes travaillent dans ton équipe et comment celle-ci a-t-elle évolué pendant ton séjour chez paulimot ?

Lorsque je suis arrivée chez paulimot, mon équipe comptait trois collaboratrices. Entre-temps, ce nombre a plus que doublé. Cette augmentation résulte de notre croissance constante. Dans le domaine du traitement des commandes, de l'assistance à la clientèle et du traitement des achats, Jana Christ est ma suppléante et s'occupe, avec Kathleen et Sarah, de toutes les tâches qui y sont liées. Les domaines de la comptabilité, de l'organisation du bureau ainsi que nos services de facturation pour une association d'achat sont couverts par Sabrina et Eva. Depuis septembre 2022, Justin Chirica et Jamie, qui suivent une formation commerciale en gestion de bureau chez paulimot, viennent également renforcer l'équipe. De plus, notre chef senior Christine Paulitschek nous soutient dans le domaine des services de facturation et fait également office de mon adjointe.

Peux-tu nous donner plus de détails sur les tâches de ton équipe ?

Oui, volontiers. Dans le traitement des commandes, il s'agit de traiter le plus rapidement possible les commandes de nos clients et de préparer les documents d'expédition afin que les colis puissent être emballés par nos collègues de la logistique. La priorité absolue est d'expédier les commandes à nos clients de manière fiable et rapide. Dans le domaine de l'assistance à la clientèle, l'accent est mis sur un traitement rapide et satisfaisant pour le client de sa demande, que ce soit par écrit ou par téléphone. En ce qui concerne les demandes des clients envoyées par e-mail, la règle interne veut que la réponse soit donnée dans les 24 heures, du lundi au vendredi. Mais la plupart du temps, cela se fait encore bien plus rapidement. Ce n'est que dans les phases de travail particulièrement intensives, comme par exemple à l'approche de Noël ou après de longs week-ends, que nous avons parfois besoin d'un peu plus de temps en raison du grand nombre de demandes. Lors du déroulement opérationnel des achats, il est essentiel de transmettre le plus rapidement possible les décisions d'achat prises par les personnes compétentes sur le plan technique à nos fournisseurs en Allemagne et à l'étranger et de rester en contact actif avec eux. Nous garantissons ainsi un approvisionnement constant en produits et la disponibilité de nos marchandises dans notre boutique en ligne. Dans le domaine de la comptabilité, nous comptabilisons et saisissons les justificatifs et préparons divers documents et listes pour notre bureau fiscal, qui est responsable de l'ensemble de notre comptabilité financière. En outre, nous gérons dans ce domaine l'ensemble des opérations de paiement. Enfin, nous effectuons les services de facturation pour le compte d'une centrale d'achat. Il s'agit ici de saisir les justificatifs des créanciers des membres de l'association, de les payer aux fournisseurs contractuels de l'association et de les encaisser auprès des membres par prélèvement automatique. En outre, nous sommes l'interlocuteur des membres et des fournisseurs de l'association pour les questions relatives à la facturation, nous préparons ici aussi les documents comptables pour le bureau des impôts ou nous sommes disponibles en tant qu'interlocuteur lors de l'audit annuel des comptes.

C'est vraiment un grand nombre de tâches différentes. Quel est ton propre rôle au sein de l'équipe ?

Lorsque mon équipe était plus petite, je m'occupais moi-même d'une grande partie des tâches mentionnées, comme la préparation des documents comptables pour le bureau des impôts. Entre-temps, j'ai de plus en plus abandonné ces tâches et j'assume désormais plutôt une fonction de coordination. Je suis l'interlocutrice de mes deux équipes et je les soutiens dans leurs domaines d'activité. Les activités de projet ont pris de plus en plus d'importance pour moi. Je m'occupe de rendre les processus internes plus efficaces et de les adapter en permanence à la taille croissante de l'entreprise ou d'introduire des processus entièrement nouveaux. L'un de mes projets a été la vente de bons dans la boutique en ligne. La mise en œuvre technique et marketing a été confiée à notre équipe E-Commerce et Marketing. J'étais responsable des processus de traitement des commandes et de l'aspect fiscal. Le plus gros du travail se trouve toujours dans les détails. Par exemple, le traitement des bons d'achat en matière de TVA était très complexe. Jusqu'à ce que tout soit planifié et mis en œuvre de manière à ce que cela se déroule d'une part de manière simple et sans problème pour le client, et d'autre part de manière juridiquement correcte et irréprochable, de nombreuses heures de travail et quelques séances de coordination internes et externes ont été nécessaires.

Tu as étudié les sciences économiques et tu as ensuite travaillé dans un cabinet d'audit. Y a-t-il des points communs entre ton ancienne activité et tes tâches actuelles et en quoi se distinguent-elles ?

Dans mon ancien travail, le travail d'équipe était également très important. Cependant, nous travaillions toujours dans des équipes différentes en fonction des projets. J'apprécie beaucoup de faire partie d'une équipe fixe. En ce qui concerne les tâches, la principale différence réside dans le fait que chez paulimot, je peux me consacrer à des projets nouveaux et orientés vers l'avenir et les mettre en œuvre en collaboration avec mes collègues.

Y a-t-il des périodes particulièrement stressantes dans l'année pour toi et ton équipe ?

Bien sûr, il y a aussi des phases très stressantes, comme par exemple les ventes de Noël. Nous nous réjouissons de chaque commande et souhaitons servir chaque client le plus rapidement possible. C'est pourquoi nous mettons les bouchées doubles avant Noël, afin que chaque client reçoive son cadeau sous le sapin à temps pour le réveillon. Bien sûr, nous dépendons toujours un peu de nos elfes de Noël - notre prestataire de services d'expédition DHL. À Pâques, c'est pareil, c'est aussi une période très chaude pour nous.

Comment es-tu arrivée chez paulimot et qu'est-ce qui t'a attirée dans ce poste ?

J'avais déjà travaillé avec notre directeur général , le Dr Patrick Paulitschek. Lorsqu'il a appris que j'étais à la recherche d'un nouveau défi, il m'a parlé du poste à pourvoir de chef d'équipe pour les finances et l'administration, qui m'a immédiatement attirée. J'ai été particulièrement attirée par la perspective de travailler avec une équipe jeune et dynamique ainsi que par la diversité des tâches.

Tes attentes ont-elles été satisfaites et qu'est-ce qui te plaît le plus dans ton travail aujourd'hui ?

Oui, sans aucun doute. Mes tâches sont vraiment très variées et le facteur humain est absolument parfait. Nous n'avons pas de processus rigides et nous échangeons ouvertement. Par exemple, dans mon équipe, nous organisons une réunion d'équipe hebdomadaire au cours de laquelle chacun peut présenter de nouvelles idées ou aborder des sujets généraux. De mon point de vue, il est important d'avoir un bon échange ouvert entre nous. Dans une équipe, chacun doit avoir la certitude d'être entendu, respecté et pris au sérieux. Voilà pourquoi j'aime tant mon travail : J'ai un domaine d'activité stimulant et varié et je peux travailler dans une atmosphère très familiale avec une équipe motivée et dynamique, dans laquelle les échanges ouverts et respectueux sont beaucoup plus importants que les hiérarchies rigides.

Merci beaucoup, Nina, pour cet entretien et pour les nombreux aperçus intéressants de ton quotidien professionnel chez paulimot.

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