Ritratto di una giovane donna con capelli biondi lunghi fino alle spalle e occhi azzurri, sorridente. Indossa un top nero e piccoli orecchini. Lo sfondo è grigio chiaro.

Titolo di lavoro: Team leader finanza, amministrazione, elaborazione ordini e assistenza clienti

Nel team da: gennaio 2017

Hobby: fare passeggiate, andare in bicicletta, viaggiare

Marchio di fabbrica su paulimot: Succo di limone appena spremuto nell'acqua per un buon sistema immunitario.

Nina

Nina, da quanto tempo lavora per l'azienda e qual è la sua mansione?

Lavoro in paulimot come Team Leader per la Finanza e l'Amministrazione dal 1° gennaio 2017. Il mio team è diviso in due gruppi: Mentre una parte del team è responsabile dell'elaborazione degli ordini, dell'assistenza ai clienti e della gestione amministrativa degli acquisti, l'altra è responsabile della contabilità, dell'organizzazione dell'ufficio e dei nostri servizi di fatturazione per un'associazione di acquisto.

Quante persone lavorano nel suo team e come si è sviluppato il team durante la sua permanenza in paulimot?

Quando sono entrato in paulimot, il mio team era composto da tre dipendenti. Da allora, il numero è più che raddoppiato. Questo aumento è il risultato della nostra crescita costante. Jana Christ è la mia vice nei reparti di elaborazione ordini, assistenza clienti e acquisti e, insieme a Kathleen e Sarah, si occupa di tutti i compiti che vi si presentano. Sabrina ed Eva si occupano della contabilità, dell'organizzazione dell'ufficio e dei nostri servizi di fatturazione per un'associazione di acquisto. Da settembre 2022 sono entrati a far parte del team anche Justin Chirica e Jamie, che stanno completando la loro formazione commerciale in gestione d'ufficio presso paulimot. Inoltre, la nostra senior manager Christine Paulitschek ci supporta nell'area dei servizi di fatturazione e funge anche da mia vice.

Può darci maggiori dettagli sui compiti del suo team?

Sì, con piacere. La gestione degli ordini consiste nell'evadere il più rapidamente possibile gli ordini dei nostri clienti e nel preparare i documenti di spedizione in modo che i pacchi possano essere imballati dai nostri colleghi della logistica. La priorità assoluta è la spedizione affidabile e veloce degli ordini ai nostri clienti. Nell'ambito dell'assistenza ai clienti, l'attenzione è rivolta a un'elaborazione rapida e soddisfacente delle richieste dei clienti, sia per iscritto che per telefono. Per le richieste dei clienti ricevute via e-mail, esiste un requisito interno che prevede una risposta entro 24 ore dal lunedì al venerdì. Tuttavia, di solito la risposta è molto più rapida. Solo in fasi particolarmente impegnative, come ad esempio nel periodo pre-natalizio o dopo i weekend lunghi, a volte abbiamo bisogno di un po' più di tempo a causa dell'elevato numero di richieste. Nella gestione operativa degli acquisti, è importante trasmettere il più rapidamente possibile le decisioni di acquisto prese dai responsabili ai nostri fornitori in Germania e all'estero e rimanere in contatto attivo con loro. In questo modo si garantisce che la fornitura di prodotti fluisca costantemente e che la merce sia disponibile nel nostro negozio online nel modo più fluido possibile. Nel reparto contabilità, registriamo e contabilizziamo gli incassi e prepariamo vari documenti ed elenchi per l'ufficio delle imposte, che ha la responsabilità generale della nostra contabilità finanziaria. In questo settore ci occupiamo anche di tutte le operazioni di pagamento. Infine, svolgiamo servizi di contabilità per conto di un'organizzazione di acquisto. Si tratta di registrare i documenti di debito dei membri dell'associazione, di pagarli ai fornitori contrattuali dell'associazione e di riscuoterli dai membri tramite addebito diretto. Inoltre, siamo il punto di contatto per i membri e i fornitori dell'associazione in caso di domande sulla fatturazione, prepariamo i documenti contabili per l'ufficio delle imposte e siamo disponibili come punto di contatto per la revisione annuale.

Si tratta davvero di una vasta gamma di compiti diversi. Qual è il suo ruolo all'interno del team?

Quando il mio team era più piccolo, svolgevo personalmente molti dei compiti citati, come la preparazione dei documenti contabili per l'ufficio delle imposte. Nel frattempo, ho rinunciato sempre di più a questi compiti e ora assumo più che altro un ruolo di coordinamento. Sono la persona di riferimento per i miei due team e li supporto nelle loro aree di responsabilità. L'attività di progetto è diventata sempre più importante per me. Sono responsabile di rendere più efficienti i processi interni e di adattarli costantemente alle crescenti dimensioni dell'azienda o di introdurre processi completamente nuovi. Uno dei miei progetti è stata la vendita di voucher nel negozio online. Il nostro team di e-commerce e marketing era responsabile dell'implementazione tecnica e di marketing. Io ero responsabile delle procedure di elaborazione degli ordini e della parte fiscale. La maggior parte del lavoro sta sempre nei dettagli. Ad esempio, il trattamento IVA dei voucher era piuttosto complesso. Sono state necessarie molte ore di lavoro e diversi giri di coordinamento interni ed esterni prima che tutto fosse pianificato e implementato in modo tale da risultare semplice e scorrevole per il cliente, da un lato, e legalmente corretto e impeccabile, dall'altro.

Lei ha studiato economia e poi ha lavorato per una società di revisione. Ci sono delle analogie tra il suo lavoro precedente e quello attuale e in cosa differiscono?

Il lavoro di squadra era estremamente importante anche nel mio lavoro precedente. Tuttavia, abbiamo sempre lavorato insieme in team diversi su progetti diversi. Ora mi piace molto far parte di un team permanente. In termini di mansioni, una differenza importante è che posso dedicare molto tempo a progetti nuovi e orientati al futuro su paulimot e realizzarli in collaborazione con i miei colleghi.

Ci sono fasi dell'anno particolarmente stressanti per lei e il suo team?

Naturalmente ci sono anche fasi molto stressanti, come il periodo natalizio. Non vediamo l'ora di ricevere ogni ordine e vogliamo servire ogni cliente il più rapidamente possibile. Per questo motivo lavoriamo con particolare impegno prima di Natale, affinché il regalo di ogni cliente sia sotto l'albero in tempo per la vigilia. Naturalmente, dipendiamo sempre un po' dai nostri elfi natalizi: il nostro fornitore di servizi di spedizione DHL. Lo stesso vale per la Pasqua, che è un periodo molto impegnativo per noi.

Come è arrivato a paulimot e cosa l'ha attratta di questo lavoro?

Avevo già lavorato in passato con il nostro amministratore delegato , il dottor Patrick Paulitschek. Quando ha saputo che ero alla ricerca di una nuova sfida, mi ha parlato della posizione vacante di Team Leader per la Finanza e l'Amministrazione, che mi ha subito attratto. Ero particolarmente attratto dalla prospettiva di lavorare con un team giovane e dinamico e dalle diverse aree di responsabilità.

Le sue aspettative sono state soddisfatte e cosa le piace di più del suo lavoro oggi?

Sì, decisamente. I miei compiti sono molto vari e il fattore umano è assolutamente corretto. Non abbiamo processi rigidi e ci scambiamo idee apertamente. Ad esempio, nel mio team organizziamo una riunione settimanale in cui ognuno può presentare nuove idee o sollevare questioni generali. A mio avviso, è importante avere un dialogo aperto e corretto con gli altri. In un team, tutti devono essere sicuri di essere ascoltati, rispettati e presi sul serio. Questo descrive anche il motivo per cui mi piace tanto il mio lavoro: Ho un'area di responsabilità stimolante e varia e posso lavorare con un team motivato e dinamico in un'atmosfera molto informale, dove il dialogo aperto e rispettoso è molto più importante delle rigide gerarchie.

Grazie, Nina, per l'intervista e per le interessanti informazioni sul tuo lavoro quotidiano in paulimot.

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